Aunque todavía falta un año para que Verifactu sea obligatorio —con fechas fijadas en 2027 para empresas y autónomos— la realidad es que ya se ha convertido en protagonista del sector empresarial. Es un término que aparece en foros de asesorías, en conversaciones entre emprendedores, en actualizaciones de software y, sobre todo, en la agenda de la Agencia Tributaria. Todo el mundo habla de Verifactu, pero no todos entienden realmente qué implica, qué cambios traerá, qué problemas evita o si de verdad merece la pena empezar a usarlo ya.
Este artículo pretendemos explicar de forma sencilla, práctica y sin tecnicismos innecesarios lo que todo el mundo se pregunta. Vamos a explicar qué es Verifactu, por qué existe, para qué sirve, qué ocurrirá en 2027, si puedes darte marcha atrás si ya lo has activado y cómo deberías prepararte para llegar a esa fecha sin sobresaltos.
¿Qué es realmente Verifactu?
Verifactu es el nuevo sistema que regulará la forma en que las empresas y los autónomos deben emitir y registrar sus facturas mediante software informático. No es una aplicación de Hacienda como tal, ni tampoco un programa específico que debas instalar. Es un sistema obligatorio que todos los programas de facturación deberán cumplir para garantizar que las facturas sean seguras, trazables e inalterables.
Hasta ahora, cualquiera podía emitir facturas desde un Excel, Word o incluso aplicaciones que permitían borrar y rehacer una factura ya emitida sin dejar rastro. Esto, además de poco profesional, abría la puerta a errores, duplicidades, descuadres contables y, en algunos casos, generar un fraude.
Verifactu pretende poner orden en un terreno que durante décadas ha sido demasiado flexible. Con la nueva regulación, cada factura generada deberá quedar registrada de inmediato, con un código único que garantice que no ha sido manipulada. Tendrá también un código QR que permitirá a Hacienda y al propio receptor verificar su autenticidad. Y además, la Agencia Tributaria podrá recibir información en tiempo real o casi real, dependiendo de cómo trabaje cada software.
En definitiva, Verifactu es un programa como tal sino una forma de facturar, asegurando integridad, trazabilidad y transparencia para Hacienda.
¿Por qué existe Verifactu y por qué será obligatorio en 2027?
Verifactu responde a cómo se debería gestionar la información empresarial en España y en Europa. La digitalización de los procesos, la contabilidad automática, la interoperabilidad entre empresas y el control tributario para que las facturas sean más que un archivo PDF.
Verifactu ha nacido para garantizar que lo que se factura es lo que realmente sucede en el negocio. Y eso implica impedir eliminaciones, correcciones sin justificante, rectificaciones poco claras o numeraciones duplicadas. El objetivo de este sistema es reducir el margen de error e intentar disminuir los casos de facturación opaca o fraudulenta.
La obligatoriedad llegará en dos fases:
- 1 de enero de 2027 para sociedades.
- 1 de julio de 2027 para autónomos y profesionales.
Esto significa que a partir de esas fechas, cualquier negocio que utilice software para emitir facturas deberá tener un programa homologado y adaptado a Verifactu. Quedarán fuera únicamente quienes facturen completamente de forma manual, algo que en la práctica se está volviendo cada vez menos viable.
¿Qué aporta Verifactu a un negocio?
La pregunta que muchos empresarios se hacen es: “¿Pero en qué me beneficia a mí?”.
Para empezar, significa disponer de un sistema de facturación más profesional y ordenado. Ya no habrá lugar para duplicidades, facturas perdidas, series mal creadas o modificaciones posteriores que generan caos en la contabilidad. Cada documento queda registrado, tiene un código único, pertenece a una serie concreta y su información no puede alterarse sin emitir una rectificativa.
También aportará seguridad jurídica, ya que, un negocio que factura con trazabilidad puede demostrar con facilidad que su documentación está en regla. En procesos de auditoría o inspección, los pasos son más rápidos y menos tensos porque todo está automatizado y verificado desde el origen.
Por último, profesionaliza la relación con clientes. Recibir una factura con QR y verificación aporta confianza y transparencia. Representa un paso adelante en modernización.
Si ya estoy usando Verifactu, ¿podría dejar de usarlo?
Una de las dudas más frecuentes hoy. Muchos negocios que se actualizan rápido ya están emitiendo facturas compatibles con Verifactu, aunque no sea obligatorio todavía. Y entonces llega la pregunta inevitable: ¿Y si ahora quiero volver atrás? ¿Puedo dejar de usarlo?
Sí, técnicamente podróar dejar de usarlo, pero no tiene ningún sentido y puede complicarte más de lo que imaginas.
Para entenderlo hay que tener en cuenta varios factores. El primero es que, aunque dejes de usarlo hoy, en 2027 tendrás que volver a activarlo. Todo el aprendizaje que hayas hecho, las pruebas, la reorganización de series y la adaptación del equipo quedarán en pausa, y volverás a empezar desde cero más adelante.
Segundo, al cambiar dos veces de sistema, crearás una discontinuidad documental. Es decir, una parte de tus facturas estará generada bajo un sistema de registro inalterable y otra parte bajo otro sistema. Esto complica la vida a tu asesor, a Hacienda y a ti mismo si necesitas justificar algo más adelante.
Así que sí, podrías darte marcha atrás, pero si ya has comenzado, aconsejamos que no lo hagas, lo ideal es continuar hasta 2027 sin interrupciones.
Cómo debe prepararse un negocio para 2027
Aunque todavía falta tiempo, la preparación para Verifactu no comienza en el momento en que Hacienda lo haga obligatorio, sino bastante antes. Las empresas más organizadas lo harán durante 2026, y algunas ya están comenzando a familiarizarse con la herramienta.
Lo primero es revisar cómo facturas actualmente. Si utilizas Excel, Word, plantillas descargadas o programas que permiten borrar facturas, ya sabes que tendrás que cambiar. Verifactu exige sistemas fiables que registren documentos de forma inalterable. Elegir un software compatible será el paso más importante, y conviene hacerlo con calma para evaluar opciones, migrar datos y adaptar procesos.
En segundo lugar, será clave revisar la estructura de series de facturación. Muchos negocios trabajan con series mezcladas, numeraciones duplicadas o sistemas poco coherentes. Con Verifactu esto deja de ser posible. Hay que tener una serie principal clara, series separadas para rectificativas y un sistema de numeración estrictamente correlativo.
Tercero, será necesario preparar al equipo. Los responsables de administración deben entender cuándo se emite una factura rectificativa, cómo comunicar incidencias, cómo evitar duplicados y qué proceso seguir para garantizar la trazabilidad.
Finalmente, será muy útil realizar pruebas durante 2026. Empezar a emitir algunas facturas con Verifactu, ver cómo se almacenan, cómo se envían a clientes y cómo se integran en la contabilidad. Esto permitirá ajustarte la operativa antes de que el sistema sea obligatorio.
Si ya has empezado a usarlo, estás un paso por delante. Si todavía no lo has hecho, estás a tiempo de prepararte sin prisas.
